Các bước là gì? Sự khác biệt giữa các bước và quy trình là gì? Rào cản trong quá trình thực hiện các bước. Tầm quan trọng của các bước trong hệ thống quản lý. Sự khác biệt giữa quá trình và bước.
Để hoạt động hiệu quả, một tổ chức phải xác định và quản lý nhiều hoạt động có liên quan chặt chẽ với nhau. Bất kỳ hoạt động nào sử dụng đầu vào và biến chúng thành đầu ra đều có thể được coi là một quá trình. Thông thường, đầu ra của một quy trình sẽ là đầu vào của quy trình tiếp theo. Vậy các bước áp dụng như thế nào?
Bạn đang xem: Các bước là gì? Sự khác biệt giữa các bước và quy trình là gì?
1. Các bước là gì?
Thuật ngữ “các bước” đề cập đến “một phương pháp cụ thể để thực hiện một quy trình hoặc nhiệm vụ.” Các bước thường được thể hiện bằng văn bản. Tương tự như vậy, thông thường các thực thể sẽ phát triển các “bước” để thực hiện và kiểm soát các “quy trình” của mình. Một bước có thể nhằm kiểm soát nhiều quy trình và ngược lại, một quy trình có thể được kiểm soát bởi nhiều bước.
Mỗi cá nhân có kiến thức và kỹ năng khác nhau dẫn đến cách thức làm việc khác nhau. Các bước tạo điều kiện để người thực hiện công việc biết mình cần làm những bước công việc nào trong công việc, cách thức thực hiện và đạt kết quả như thế nào? Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị từ sếp mà không biết phải làm gì? Hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không theo ý sếp.
Ví dụ, Phòng nhân sự có các bước tuyển dụng, nhân viên hành chính nhân sự sẽ biết thông tin nào phải có trong “Danh sách ứng viên” để Giám đốc nhân sự + Trưởng phòng/ban xem xét, lọc hồ sơ, chọn người đạt yêu cầu để phỏng vấn.
Đối với các quy trình làm việc yêu cầu tinh thần đồng đội, các bước cho phép các thành viên làm việc cùng nhau một cách nhất quán và có trật tự mà không cần phải hỏi ai đã làm việc đó? Làm sao?
Chẳng hạn, các bước mua sắm của phòng tài chính kế toán sẽ giúp nhà quản trị nhân sự biết và thực hiện đúng quy trình khi mua sắm tài sản cho đơn vị và phối hợp tốt hơn với nhân viên kế toán trong việc thanh toán.
Các bước này cũng sẽ giúp nhà quản lý giám sát được tiến độ và chất lượng công việc của nhân viên
Ví dụ: Trưởng phòng nhân sự nhìn vào bảng đánh giá ứng viên, có các mức lương, phụ cấp, ngày bắt đầu làm việc, có chữ ký của những người liên quan thì sẽ biết nhân viên hành chính nhân sự đang soạn Hợp đồng.
2. Bậc thang tiếng Anh là gì?
Quy trình bằng tiếng Anh Thủ tục.
Các bước trong tiếng Anh được khái niệm hóa như sau:
” Một quy trình là một cách cụ thể để thực hiện một hoạt động hoặc quy trình. Một quy trình xác định đầu vào, đầu ra của quy trình và cách thức từ đầu vào đến đầu ra bao gồm những gì cần phải làm, ai làm, khi nào, ở đâu và như thế nào. Quá trình này có thể hoặc không thể được ghi lại. (Theo ISO 9000 – Các khái niệm cơ bản) Theo một nghĩa nào đó, quy trình là một phương pháp được thiết lập để hoàn thành một nhiệm vụ, thường là với các bước được thực hiện theo một thứ tự cụ thể.”
tính năng:
– các quy trình nhìn chung không thay đổi và được thực hiện theo một thứ tự cụ thể để có thể tạo ra kết quả cuối cùng được tiêu chuẩn hóa và nhất quán.
– đặc điểm của một quy trình rõ ràng là thực tế, ngắn gọn, cụ thể, hướng dẫn và chính xác.
3. Sự khác nhau giữa quy trình và bước:
Quy trình và các bước là hai cách hoàn toàn khác nhau nhưng thường gây nhầm lẫn. Theo thuật ngữ ISO 9000 và ISO 9001 có sự khác biệt về ý nghĩa trong hệ thống quản lý, đó là:
| quy trình (tiến trình) | các bước (thủ tục |
|
|
Thuật ngữ trong ISO 9000 và ISO 9001 đề cập đến một “quá trình” là “một tập hợp các hoạt động tương tác để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra”. tương tự như nói Quy trình – Quy trình là về các hoạt động.
Thuật ngữ “thủ tục” đề cập đến “một phương pháp cụ thể để thực hiện một quy trình hoặc nhiệm vụ.” Thủ tục thường được thể hiện bằng văn bản.
Tương tự như vậy, thông thường các chủ thể phát triển các “quy trình” để thực hiện và kiểm soát các “quy trình” của mình. Một quy trình có thể được dùng để kiểm soát nhiều quy trình và ngược lại, một quy trình có thể được kiểm soát bởi nhiều quy trình.
4. Tầm quan trọng của các bước trong hệ thống quản lý:
Trong một tổ chức, các cá nhân có kiến thức và kỹ năng khác nhau sẽ dẫn đến cách thức làm việc và hiệu quả khác nhau. Vì vậy, cần thực hiện các bước để những người thực hiện công việc biết được công việc sẽ được thực hiện như thế nào và kết quả đạt được là gì. Tránh tình trạng nhân viên chậm thực hiện chỉ đạo của cấp trên hoặc thực hiện các công việc dư thừa gây lãng phí thời gian.
Đối với những công việc cần sự phối hợp nhóm, ngoài việc giúp sắp xếp công việc hợp lý, nó còn giúp tăng khả năng phối hợp giữa các thành viên, đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng tiến độ và trình tự như mong đợi.
Steps còn giúp người giám sát quản lý nhân viên tốt hơn bằng cách xem xét tiến độ công việc của họ được hiển thị theo các bước, từ đó đưa ra các giải pháp hay chiến lược kịp thời.
Để có một hệ thống quản lý chất lượng, cần luật hóa quy trình và các bước, nhằm phục vụ cho việc đạt được các mục tiêu đã đề ra. Xây dựng hệ thống quản lý theo quy trình, các bước hợp lý là công việc lâu dài, đòi hỏi nhiều yếu tố như công nghệ, nhân lực, kinh nghiệm làm việc… Xây dựng tiêu chuẩn ISO 9001 chính là giải pháp. Có hệ thống quản lý bài bản để gia tăng lợi nhuận là tối ưu.
Dành cho người được thuê
– Mỗi cá nhân có kiến thức và kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình cho phép người thực hiện công việc biết được họ phải thực hiện những bước công việc nào trong công việc, kết quả ra sao và cần đạt được như thế nào?
– Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của sếp mà không biết làm, hay làm đi làm lại mà vẫn không theo ý sếp.
Đối với cấp quản lý
Quy trình cũng sẽ giúp nhà quản lý giám sát được tiến độ và chất lượng công việc của nhân viên.
5. Những vướng mắc trong quá trình thực hiện các bước:
Bản thân người quản lý không đầu tư thời gian để làm các bước, cho rằng làm các bước đã mất thời gian, còn rất nhiều việc phải làm. Nhưng bản thân quan điểm này không lâu dài và họ cũng chưa thực sự ý thức được tác dụng của các bước, và họ cũng hiểu rằng tuy phải mất một thời gian nhưng sau này họ sẽ rất thoải mái trong việc quản lý và kiểm soát công việc của nhân viên.
thiết nghĩ các bước mất thời gian, phức tạp và rườm rà, trao đổi trực tiếp với nhau cho nhanh. Tôi nghĩ giao tiếp trực tiếp là một điều rất tốt, nhưng sau khi nói chuyện và thống nhất, những điểm đó phải được ghi lại. Nhiều khi nói chuyện với nhau ba ngày sau sẽ quên những gì đã nói, hoặc có nhớ nhưng không đủ.
Người thực hiện các bước chưa hiểu hết công việc, nên nhớ rằng thước đo của một bước hiệu quả hay không là người làm theo có thực hiện trôi chảy hay không, các bước giúp họ làm tốt hơn.
Nội dung của hệ thống tài liệu còn quá sơ sài. Các tài liệu không phản ánh đầy đủ các hoạt động
Quá ít hình thức. Biểu mẫu sẽ là một bản ghi các hoạt động của nhân viên. Quá ít biểu mẫu sẽ khó đo lường, đánh giá hiệu quả công việc, khó giải quyết các tranh chấp, vi phạm. Hệ thống tài liệu quá nhiều. Thực thể không thể kiểm soát các tài liệu mới, lỗi thời. Không cải tiến, rà soát lại hệ thống văn bản sau một thời gian. Công việc thực tế không được áp dụng như đã nêu trong tài liệu.
Các bước thừa kế:
Bạn có nhận thấy rằng trong thời đại công nghệ này, mọi thứ diễn ra ngày càng nhanh hơn. Đơn giản như thủ tục hành chính là từ 3 cửa, 5 cửa chỉ còn 1 cửa. tại sao bạn có thể làm điều đó?
Khi bạn nhìn vào một bước, trải nghiệm nó, bạn sẽ thấy các bước không cần thiết hoặc cách để tăng tốc công việc. Nếu không có các bước, mọi người sẽ không nhìn thấy những sai sót này và rất khó để sửa chúng.
Thiếu một bước, bạn sẽ làm đi làm lại một việc mà không hiệu quả, và tâm trí vốn lười biếng, không chịu nhìn ra cái sai trong công việc hàng ngày.
bước hóa học
Tại sao du khách đi nước ngoài thì thấy nhiều cái mới, nhưng người sống lâu năm ở đó lại không thấy. Tương tự như vậy, một người mới nhìn vào trình tự các bước được xây dựng từ một nhân viên cũ sẽ thấy những sai sót và phương pháp để cải thiện.
Xây dựng một lần, nhưng từ đó đơn vị của bạn sẽ phát triển mãi mãi.
Ý nghĩa thứ ba của bước xây dựng là giải phóng lãnh đạo.
Khi người khác có thể thay bạn làm một việc tốt như bạn thậm chí còn giỏi hơn, đó là một niềm vui vì bạn có thể làm một công việc khác, bạn sẽ đối mặt với một thử thách mới, bạn sẽ không phải trải qua những giờ đau đớn khi làm chủ công việc hàng ngày, nhỏ những sai lầm sẽ khiến bạn mất thời gian biến mất mãi mãi.
Có những bước bạn chuyển giao tất cả tinh hoa, kinh nghiệm, giải pháp cho người mới rồi họ sẽ tự vận hành và bạn sẽ rảnh tay làm những công việc khác quan trọng hơn.
Làm thế nào để thiết lập các bước:
– Xác định nhu cầu.
– Đặt mục tiêu.
– Xác định phạm vi áp dụng.
– Hoàn thiện khái niệm và tài liệu tham khảo
– Ghi rõ số bước công việc.
– Xác định các điểm kiểm soát.
– Xác định thủ phạm.
– Xác định tài liệu cần theo dõi và hồ sơ.
Xác định cách kiểm soát các bước công việc.
– Xác định những điểm cần kiểm tra để xem xét lại.
– Mô tả và giải thích các bước công việc, các biểu mẫu kèm theo.
Kết luận: Để duy trì hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức hiện nay cần có những biện pháp gì? Khi quy mô đơn vị ngày càng lớn, số lượng nhân viên tăng lên thì cầu thang thực sự phát huy tác dụng.
